市直各有关医疗保健机构：

  根据《宣城市档案局、宣城市档案馆、宣城市卫生健康委员会关于印发〈宣城市出生医学证明档案管理实施方案〉的通知》（宣档〔2024〕2号）文件精神，结合我市实际，制定了《宁国市出生医学证明档案管理实施方案》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

  联系电话：市卫健委 4016163

       市档案馆 4113041

       市档案局 4036659

（信息公开形式：主动公开）

宁国市档案局

中共宁国市委党史和地方志研究室

宁国市卫生健康委员会

2024年5月7日

宁国市出生医学证明档案管理实施方案

  为扎实推进“出生一件事”一网通办改革工作，加强出生医学证明档案管理，维护档案真实、完整、可用和安全，便于有效提供利用，根据宣城市档案局、宣城市档案馆及宣城市卫生健康委员会关于印发《宣城市出生医学证明档案管理实施方案》（宣档〔2024〕2号）等有关规定，现结合我市实际，制定本方案。

一、实施目标

  进一步规范出生医学证明文件档案材料的归档工作，对全市出生医学证明档案实行集中统一管理，定期移交市档案馆，建立健全出生医学证明档案管理的长效机制，保障出生医学证明档案收集真实完整、管理安全规范、利用便捷高效。

二、归档流程

  （一）收集齐全。全市具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含首次发证、换发和补发）的机构（以下统称建档单位），负责本机构出生医学证明材料的收集、整理、归档与保管，确保应归档文件材料为原件，且齐全完整、图文清晰、手续完备（出生医学证明档案归档范围和保管期限见附件1）。

  （二）整理规范。档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用，根据宁国市档案局、宁国市档案馆协商确定原则上按“件”整理（具体要求见附件2）。

  （三）制作数字化副本。各建档单位在整理出生医学证明档案的同时，要同步制作数字化副本，建立文件级目录数据库和全文数据库（具体要求见附件3）。

三、移交进馆

  （一）进馆单位。市档案馆负责接收全市各建档单位档案，其他特殊情况由相关部门协商确定。

  （二）移交年限。出生医学证明档案在建档单位保管满3年移交进馆。如有需要，可在双方沟通的基础上提前移交。

  （三）移交要求。

  1.档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。

  2.移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等。

  3.建档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内，向宁国市 卫生健康委员会 提出移交申请，经审核同意后，再向宁国市档案馆移交。自1996年至今因故取消出生医学证明签发资质的机构，历年出生医学证明档案移交宁国市档案馆。

  4.2018年以前的出生医学证明档案分批次进行移交，2003年至2018年期间的，于2025年10月1日前完成；2003年以前的，于2029年10月1日前完成。

四、工作要求

  （一）认真组织实施。各建档单位要高度重视出生医学证明档案管理工作，要积极加大出生医学证明档案管理经费投入，确保进馆工作按照进度和规范要求落实到位。各建档单位应当建立档案管理制度，明确档案管理人员，提供必须的设施、场所和经费保障，确保出生医学证明档案管理工作的顺利开展，有条件的机构可委托有保密资质的机构承担出生医学证明签发材料整理、数字化扫描等工作，在材料整理和数字化过程中切实加强信息安全保障工作。

  （二）科学统筹推进。市卫健委会同市档案馆对全市医疗保健机构进行摸底，明确接收出生医学证明档案进馆单位和全宗号。各建档单位需建立具体实施方案，并于2024年6月1号前上报市卫健委。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，市卫健委每年召开一次建档单位工作调度会，各建档单位年底将工作开展情况报送市卫健委。

  （三）强化督促指导。各建档单位要按照《宣城市出生医学证明档案管理实施方案》的要求，制定工作计划，全面加强规范管理和移交。市卫健委、档案局要通过考核、检查、执法等形式，加强对出生医学证明档案工作的监督督导；市档案馆要及时开展业务指导，确保出生医学证明档案整理规范。

  （四）优化利用流程。市档案馆、各建档单位统筹做好出生医学证明档案信息查询利用服务，健全档案查询制度，优化查询利用流程，方便群众查询利用。

附件：1.出生医学证明文件材料归档范围和档案保管期限

   2.宁国市出生医学证明档案整理规则

   3.宁国市出生医学证明档案数字化规则

   4.宁国市档案馆接收出生医学证明档案进馆单位名单和全宗号

附件1

出生医学证明文件材料归档范围和档案保管期限

  一、出生医学证明文件材料归档范围主要包括：

  （一）1996年以前归档范围：

  1.孕产妇住院分娩记录；

  2.办理分娩登记相关材料；

  3.其他相关材料。

  （二）1996年1月— 2002年12月归档范围：

  1.《出生医学证明登记本》;

  2.《分娩登记本》;

  3.其他相关材料。

  (三)2003年1月以后归档范围：

  1.《出生医学证明》存根；

  2.《出生医学证明》申领表(首次签发登记表、补发申请表和换发申请表);

  3.新生儿父母有效身份证件复印件；

  4.亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历；

  5.其他相关材料。

  二、 出生医学证明档案保管期限为永久。

附件2

宁国市出生医学证明档案整理规则

  一、出生医学证明档案整理步骤

  1.以每个新生儿为对象作为“一件”整理。整理时，应去除金属等装订物；已破损的，应予以修复，字迹模糊或易退变的；应予复制；不足A4 纸大小的应以空白A4 纸进行托底粘贴。

  2.以“件”为单位编制页码。页码为阿拉伯数字，从“1”开始流水号编制，凡有文字、图表的页面都要编制页码，使用黑色铅笔，分别标注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。

  3.加盖归档章。每“件”归档文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容（见式样一），归档章选用红色印泥并用碳素墨水填写。

  4.编制归档文件目录。按照出生医学证明编号顺序，统一目录格式，逐“件”填写档号、责任者、出生医学证明编号、新生儿姓名、性别、出生日期、母亲姓名、父亲姓名、发证日期、页数、备注等著录项(见式样二)。

  5.装订。出生医学证明归档文件宜采取线装法，可以单“件” 档案左侧缝纫机轧边装订或以30—50“件”用三孔一线装订成册。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。

  6.装盒和填写备考表。按年度分别将出生医学证明档案装入档案盒，档案盒应采用无酸纸制作(见式样三);填写备考表，置于每盒内末页之后(见式样四)。

  7.装订归档文件目录。按照年度汇总归档文件目录，加装封面后装订成册，一式三份(见式样五)。

  二、 出生医学证明档案档号编制规定

  出生医学证明档案按“件”一一对应编制档号。

  1.档号构成为：全宗号-类别号·年度-保管期限-件号；

  2.全宗号：建档单位标识，由档案馆确立，用4位数字与助产机构代号组成；

  3.类别号：档案门类代码，出生医学证明用2个汉语拼音首字母 “CS” 标识；

  4.年度：文件形成年度，以公元纪年的4位阿拉伯数字标注；

  5.保管期限：出生医学证明档案的保管期限为永久(Y);

  6.件号：每件出生医学档案按出生证明编号顺序排列编号，每年从0001起编制大流水；

  7.档号示例：0070NY-CS·2015-Y-0001

  说明：0070NY为市医院全宗号（详见附件4），CS为档案门类代码(出生医学证明),2015为年度，Y为保管期限，0001为件号。

  三、式样

附件3

宁国市出生医学证明档案数字化规则

  出生医学证明纸质档案数字化应符合《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)。主要包括以下环节：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收、数据备份等。

  一、档案扫描。应采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率应大于或等于300dpi。扫描图像文件宜采用TIFF、JPEG 或 JPEG2000 等通用格式。数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。

  二、图像处理。应对数字图像进行质检，检查图像偏斜度、清 晰度、失真度等项目。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转 还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对数字图像进行去污处理应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。对数字图像进行裁边处理应在距页边最外延至少2mm—3mm处裁剪图像。数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

  三、数据挂接。应将每一件纸质档案扫描所得的数字图像转换为TIFF、OFD、PDF等存储格式，并以该件档号命名。借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

  四、数字化成果验收。应成立专门的验收组对纸质档案数字化 成果进行验收，包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。验收时采用以件为单位进行抽检，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

五、数据备份。经验收合格的数据应及时进行备份，备份范围包括目录数据、数字化副本和其他相关电子文件。其中数字化副本包括TIFF (或JPEG)文件和OFD (或PDF)文件两种。备份应一式3套，一套封存保管，一套查阅使用，一套向同级国家综合档案馆移交。

附件4

宁国市档案馆接收出生医学证明档案

进馆单位名称和全宗号

  1.宁国市人民医院：0070NY

  2.宁国市妇女儿童保健中心：0070FE

  3.宁国市中医院：0070ZY

  4.宁国健民医院：0070JM

  5.宁国当代妇科医院：0070DD